個人情報の取り扱いについて

個人情報の取り扱いについて
当協会が取り扱う個人情報に関して、以下の通り、公表します。


１．当協会が取り扱う個人情報の利用目的について
　当協会で取得する個人情報は以下の通りです。

個人情報の類型	利用目的
会員等から取得する個人情報	会員管理のため 委員会等運営管理、イベント、セミナー、その他行事等の開催連絡及び運営管理 旅行代理店、海外を含む共催団体等への参加者情報の提供 各種アンケート調査の実施、協力依頼 協会役員管理、叙勲・褒章・情報化月間に関わる推薦等 出版物の販売に伴う発送管理 お問い合わせいただいた内容への対応 その他業務上必要な連絡等
プライバシーマーク審査業務で取得する個人情報	プライバシーマーク申請事業者に対する審査のため プライバシーマーク制度関連の相談対応のため プライバシーマーク制度関連の事故報告対応のため プライバシーマーク審査員登録業務・研修のため プライバシーマーク審査委員との連絡、契約履行、支払い等のため 委員会等開催にあたる、委員委嘱のため 委員会等運営に関する連絡、情報提供、謝金支払いのため
取引先様から取得する個人情報	取引先様との連絡、取引・契約の履行・管理、支払・請求、情報提供およびその他のお取引先様に関する業務に必要な事務・管理のため
従業者から取得する個人情報（含む、退職者）	業務上の連絡、報酬の計算・決定・支払、社会保険関係手続き、福利厚生の提供、各種台帳の作成、教育・訓練、雇用管理、業績管理、その他適正な業務運営の確保のため 退職者への情報提供および連絡など
採用応募者から取得する個人情報	採用・募集活動応募者への情報提供および連絡、その他採用・募集活動に関連する利用のため
お問い合わせいただいた方に関する個人情報	お問合せ内容の確認、回答のため
業務の委託に伴い取得する個人情報（注１）	委託された業務の実施のため

名称	一般社団法人情報サービス産業協会 管理本部　個人情報お問い合わせ窓口
住所	〒101-0047 東京都千代田区内神田2-3-4　S-GATE大手町北6F

②開示等の請求等に際して提出すべき書類等

以下の書類を①の「個人情報開示等・苦情申出書」とともに郵送ください。

(A) 本人確認のための書類

以下のa)からc)のいずれかの書類を同封してください。

a)住民票の写し（開示等の請求等をする日前３０日以内に作成されたもの）

b)顔写真の入った身分証明書（自動車運転免許証、個人番号カード（表面のみ）、学生証、住民基本台帳カード、パスポート、在留カード、特別永住者証明書等）のコピー

c)公的機関が発行する証明書（各種健康保険被保険者証（受給資格者証を含む。）、介護保険被保険者証、年金手帳等）のコピー

(B)手数料（利用目的の通知の求め、開示の請求の場合のみ）

手数料は、1回の請求ごとに700円です。700円分の郵便切手を同封してください。

③代理の方が開示等をご請求になる場合

開示等のご請求をする方が、未成年者、成年被後見人の法定代理人の場合、または開示等のご請求をすることについてご本人が委任した代理人の方の場合には、ご本人に関する上記②の書類に加えて、代理人の方について次の2種類の書類を同封してください。

・本人であることを確認するための書類（上記②の（A）について、代理人の方についてもご同封ください）

・委任状その他開示等をご請求になることについて代理権のあることを証する書類

④開示等のご請求に対するご回答方法

以下の方法により遅滞なくご連絡いたします。

＜開示等対応可能な場合＞

(A)個人情報の利用目的の通知、開示、第三者への提供に関する記録の開示の請求等の場合は、原則、本人又は代理人が指定した方法により対応いたします。（ただし、指定された開示等の方法を行うことが困難な場合は、書面の郵送にて対応いたします。）

(B)個人情報の訂正、追加、削除、利用の停止、消去、第三者への提供の停止の場合は、対応した旨、電話又はメールにてご連絡いたします。

＜開示等対応不可能な場合＞

上記(A)(B)に関わらず、電話又はメールにてご連絡いたします。

 

３．個人情報の取扱いに関するお問い合わせ窓口

①問い合わせ先

当協会の個人情報の取扱いに関する苦情については、電話又は郵便にてお申し出ください。

1)電話の場合

一般社団法人情報サービス産業協会 管理本部

「個人情報お問い合わせ窓口」03-5289-7651

受付時間：平日9:30～12:00，13:00～17:00（年末年始を除く）

2)郵便の場合

〒101-0047

東京都千代田区内神田二丁目3番4号 S-GATE大手町北6F

一般社団法人情報サービス産業協会 管理本部

「個人情報お問い合わせ窓口」

 

②当協会の所属する認定個人情報保護団体の名称及び苦情の申し出先

現在、当協会が所属する認定個人情報保護団体はありません。

 

４．保有個人データの安全管理のために講じた措置

当協会では、保有個人データの安全管理のために以下の措置を講じています。

（基本方針の策定）

・個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定しています。

（個人データの取扱いに係る規律の整備）

・取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人データの取扱規程を策定しています。

（組織的安全管理措置）

・個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。

・個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。

（人的安全管理措置）

・個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。

・個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。

（物理的安全管理措置）

・個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。

・個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しています。

（技術的安全管理措置）

・アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。

・個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。