■メンバー全員で業務の棚卸し、進め方の見直しを行いましょう
多様な働き方をしながら仕事の品質や生産性を維持・向上させるためには、制度利用者に対する強固な協力・支援体制を築く必要があります。そのためには、まず、制度利用者を含むプロジェクト・メンバー全員で、業務内容の棚卸しを行う必要があります。制度利用の申請を、仕事の進め方の見直しの好機ととらえ、効率的な業務分担のあり方や工夫等を積極的に提案していくようにしましょう。
また、制度利用期間中の業務分担の見直し結果は、マネジャー、制度利用者、周囲のメンバーの間で情報を共有する必要があります。制度利用者と周囲のメンバーだけで個人的に引き継ぎをすると、マネジャーが各メンバーの業務負担を正しく把握できず、適正な評価を行うことが難しくなりますし、他のメンバーや顧客も、誰に業務を依頼すればよいのか混乱する懸念があります。
■制度利用者に対する適度な配慮と密なコミュニケーションを心がけましょう
多様な働き方をしながら仕事の品質や生産性を維持・向上させるためには、制度利用者と周囲のメンバーが良好な関係を構築し、円滑なコミュニケーションを行うことが不可欠です。
制度利用者の多くは、制度利用に対する周囲の反応にかなり敏感で、周囲への気兼ねが精神的な負担になっているケースもあります。一方、周囲のメンバーも制度利用者に気兼ねをして、例えば必要性があるにもかかわらず、在宅勤務者の自宅に連絡することを躊躇するようなケースもみられます。このように、お互いを過度に思いやる気持ちが、かえって円滑なコミュニケーションを阻害し、仕事の効率を低下させる懸念があります。周囲のメンバーは、過度でなく、適度な配慮のもとに、制度利用者と意識してコミュニケーションをとるようにしましょう。多様な働き方の特性を十分に理解し、その中でのコミュニケーションに慣れることが重要なのです。
また、担当者の不在時に顧客から照会があった場合でも、プロジェクトのメンバー全員が対応できるよう、ファイルや資料の所在を明確にする等の運営も有益でしょう。
